評価者が評価しやすく運用しやすいマニュアルを
人事評価制度を運用していくうえで、何をどのように評価し、誰が誰をどう評価していくのかの基準が曖昧であったり、評価者ごとにバラバラに行われたりすると評価の適正や公平性が保てません。
どのように人事評価を行い、評価者はどのような基準で評価を行うかを明確かつ分かりやすく定めたマニュアルを人事部などで策定して管理職層に配布し、内容を詳しく説明する機会を設ける必要があります。
評価制度の概要を記したり、基準を箇条書きで記したりするだけでなく、具体的な目標の設定例や事例などを定めて、初めての人事評価であってもイメージが持ちやすく適正な実行がしやすいように構成しましょう。
そのうえで説明会においてもマニュアルの内容や運用に関して質疑応答を丁寧に実施し、評価者で基準や運用法を共有化することが大切です。
マニュアルに定める主な内容
では、人事評価マニュアルにはどのようなことを定めればいいのでしょうか。
人事評価制度を定めた目的や運用の目的をはじめ、どのような流れで実施するのかの細かな手順を解説し、評価する方法と基準を明確に記すようにしましょう。
人事評価の目的は企業によっても異なるものですが、たとえば、人事管理の適正化や人材育成の促進、社内資源の有効活用や適材適所の配置、社内コミュニケーションの促進やモチベーションアップによる生産性の向上、経営理念の浸透のなどが挙げられます。
人事評価の種類として、どのような評価法で何を評価するのかも詳しく設定しましょう。
よくあるのが能力評価や業績評価といったものです。
能力評価基準をどう定めればいいかですが、厚生労働省にて企業が使える職業能力評価基準を公開、提供していますので、中小企業などで人事評価に関する専門家や専門部門などを設けるのが難しい場合は、こうした公的なガイドを利用するのもおすすめです。
ガイドを参考にしながら、能力評価の評価項目や評価基準の設定方法を社内の評価者に分かりやすく解説するとともに、能力評価・業績評価の評価シートの作成方法や評価ランクの設定を行い、マニュアルに落とし込みましょう。
人事評価の実施プロセスも詳しく解説しよう
人事評価マニュアルには目的や評価基準などはもちろん、具体的にどのように人事評価を実施していくのかのプロセスと、そのプロセスごとの詳細な流れも示していくことが大切です。
部署によって流れや方法が違う、実施時期がバラバラ、必要な面談を行っていない、目標の設定法や内容に差があり過ぎるといった運用にならないよう、全社で統一的な人事評価が運用できるように細かくマニュアルに落とし込みましょう。
毎年いつ、どの時期にどのくらいの期間で行うかの人事評価のモデルスケジュールを提示するとともに評価対象者の目標設定の仕方を分かりやすく事例とともに紹介します。
目標を確認しながらの評価者と評価対象者の期首面談はどのように実施するかの方法なども、詳しく記しましょう。
評価期間の日々にある業務の遂行とそれをどのように見守っていくのか、指示の与え方や方向性の見直しなども評価者に分かりやすく例示しましょう。
さらに期末の面談や評価の実施、評価後のレビューなどについても手順を細かく分かりやすく示します。
評価するのが初めての管理職や評価経験が浅い方も迷わず、適正な評価を行い、社員のモチベーションアップや生産性向上、業績の改善などに貢献できる環境づくりができるようにしていくことが大切です。
経験の度合いを問わず適正な評価ができるよう、プロセスごとに取り組むべき事項や留意点について解説するとともに、分かりやすい事例やQ&Aなども設けるといいでしょう。
人事評価の基本プロセス
人事評価は基本的に会社、部署の目標設定と評価対象となる社員の目標設定(Plan)からはじまり、日々の業務遂行(Do)を行って、それに対して評価を実施(Check)し、今後の業務への反映させる(Action)というPDCAサイクルで成り立ち、これを継続的に回していくことで社員のキャリアアップや企業の生産性向上、業績アップなどを行っていくものです。
その評価が適正に行えるよう、マニュアルにおいてもPDCAを骨組みにして分かりやすく解説し、部署や社員によって極端に目標が低いケースが生じて生産性や業務改善に結びつかないケースが出たり、評価者によって評価にブレが生じたりしないようにしましょう。
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