人事評価は昇進や昇給のためだけの制度ではない
年度末やボーナスの時期などに実施されることが多い人事評価ですが、かつては上司や部門長が社員一人一人の働きぶりなどを見て評価していた会社がほとんどでした。
しかし、最近ではまずは人事評価シートを用いて自己採点を行い、その結果を見て上司が評価を加えるといった方式を採用する企業が増えています。
業務が忙しい中で一人一人の部下の行動や成果を把握しきれない環境がある中でも、人事評価シートの導入により、1年間、部下がどのような業務を担当して、どのような目標を掲げて成果を上げてきたのかが把握しやすくなるとともに、同じ項目で評価することで部下の相対評価もしやすくなります。
もっとも、その運用方法が形骸化されていたり、目的を持って運用されていなかったりすると、単に昇進や昇格、昇給させるかの指針やボーナスの金額を決定するための制度になってしまうことでしょう。
人事評価シートの導入の意義とその役割は、会社の業績改善や従業員のモチベーションアップ、成果や生産性の向上に結び付くものですから、その意義を理解して活用するのがおすすめです。
業務改善と人事評価制度の相関性
従業員に対して的確な目標設定ができ、魅力的な人事評価制度を導入すれば、従業員の定着や生産性の向上を目指すことができます。
魅力ある人事評価制度が用意されていることは、採用活動においても有利に働き、新卒をはじめ有能な中途採用者を獲得することにつながり、人材の層を厚くすることにもつなげられるでしょう。
企業の業績アップには短期成果の積み重ねが重要であり、従業員一人一人が短期的な目標を掲げながら、それを達成していくことが求められます。
短期目標の設定と達成の繰り返しが部門の業績につながり、さらにその繰り返しが企業全体の業績拡大や収益アップにつながっていくためです。
目標の設定だけでなく、プロセスとそのレベルを明確に評価できるようにすることで、従業員のやる気を引き出すことができます。
プロセスとレベルの明確化は摩擦ないマネジメントへとつながり、企業の経営理念を支えて企業の業績拡大につながることが期待できます。
組織作りにおいて重要なのは、経営ビジョンを共有した行動です。
人事評価シートの適切な運用により、従業員個々人のレベルを正確に把握して、次のステップへと導いていくことができれば、モチベーションもアップし、経営ビジョンを共有しながら強い組織を作りあげることにつながっていくでしょう。
また、経営ビジョンの共有は人材採用においても、ブレない人材採用へと結び付きます。
個人の目標を通じて業務の共通課題や業務拡大にとって必要なことが理解できるようになれば、企業が求めている人物像が明確化されます。
これによって採用基準が明確に共有され、ブレない採用活動ができるようになり、必要な人材を確保することにつながり、より強い組織へと成長していくことができるのです。
シートの主な構成と仕組み
人事評価シートは業種や企業規模によっても異なりますが、企業全体の共通項目と部署や職種ごとの項目とを設けて、各自に自己採点とコメントを記載してもらいます。
まず、行動目標を各自で設定しますが、その目標は自分をより高めるための目標や、現在はできていない、もしくは改善したいと思う目標を上司と相談して決定して設定します。
評点については5段階評価などで点数を自己評価し、その採点と自己評価コメントをもとに上司が採点を実施する仕組みです。
自己評価コメント欄では自分で設定した目標について達成できた点、できなかった点を具体的に記入してもらい、その理由も記載してもらいます。
そのうえで、今期の反省点と、次の目標に向けて意識したい点も記入してもらいましょう。
これに対する上司の評価コメントは達成できなかった点への具体的なアドバイスと、達成できた部分についても次の目標を設定しやすいように、改善要望点やチャレンジ目標を具体的に示すようにしましょう。
評価の方法
自己評価はその人の性格が出やすい部分でもあり、評価を上げたいと実際の達成感より1つ上の採点をしてくる人、逆に自信がない、もしくは過剰評価して変に思いわれたくないと過小評価をしてくる人もいます。
これに対して上司はその採点結果の前後プラスマイナス1の範囲で採点を下す傾向にあります。
実際に従業員一人一人の行動や成果を見ることができない上司に起こりやすいパターンですが、自己評価コメントも含めて丁寧に評価を下すようにしましょう。
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