評価シートの役割
採用面接においては一定の評価項目が記載され、それに対して〇や×を記すことや点数などをつけていく評価シートというのが準備されることが少なくありません。
個人商店やごく小規模な会社で、社長一人で独断にて採用を行っているといった企業はともかく、採用人数が多い企業や面接官が複数いるケース、人材の採用に一定の基準を求めている企業などでは評価シートを用意するのが一般的です。
面接を受ける側としては紙を見ながら質問を投げかけられたり、質問者以外の面接官などが横でシートに何か書き込んでいるというのは何となく不安になったり、紙と点数で評価されるのか、もっと自分を見てくれと言いたくなるかもしれません。
ですが、評価シートがあることで、ある程度不公平感がなく、企業にとっての一定の基準をクリアする人材を採用することができているのです。
採用のブレを改善するのに役立つ
社長一人や人事担当者一人で決めて成り立つ会社ならまだしも、一般的な会社では新卒採用にあたって大量の応募者の面接が必要になる場合や業務が忙しく中途採用者の面接を行うために手が空いている役職者やリーダークラスの人が面接に対応しなければいけないケースなども生じかねません。
新卒の大量面接においては何チームにも分かれて面接が行われることが多いですし、中小企業などで手が空いている管理職などがその都度面接を行っているといったケースでは一定の評価基準や評価項目が設けられていないと、人材採用にブレが生じてしまいます。
そのため、社会人としての基本が備わっているかやコミュニケーション力など、あらゆる業種や職種に共通して求められる基準はもちろんですが、会社が求めている人物像にマッチするかを、面接官が誰であってもチェックできる評価シートが必要になるのです。
評価シートを準備するメリット
どんな人材を採用したいかが箇条書きで簡潔にまとめられ、チェックしやすい評価シートを準備しておけば、面接官ごとの主観や価値観が入り込む余地が少なくなり、面接の公平性や客観性が増します。
もちろん、設定した評価基準を満たしているかを的確に判断するには、面接官の経験やノウハウなども必要にはなりますが、初めて面接を担当する方であっても評価シートがあれば、面接で見るべき点が分かりやすくなり、的確かつ効率的な面接ができ、面接官の判断精度も向上させることができます。
内定を出すにあたって面接の結果を持ち寄って選考を行う段階でも、同じ基準で比較ができるので選考のブレを抑制することができるでしょう。
面接官のフィーリングだけで選ぶとか、履歴書や職務経歴書に書かれたことだけで選ぶといった偏った選考ではなく、同じ基準を用いて人柄や態度に関する情報を精査することができるのもメリットといえるかもしれません。
オリジナルの評価シートの作成にあたって
オリジナルの項目を盛り込んだ評価シートを作成するにあたっては、一度作って終わりではなく、企業が求める人物像の変化や時代のニーズ、今後の事業展開などに合わせて更新していくことも必要になります。
もし、採用した人材が期待していたのと違うことが多い、活躍できないといった問題が起きている場合や採用してもすぐに辞めてしまうといった事案が増えている場合には、評価シートの見直しが必要かもしれません。
面接が終わったらすぐに処分してしまうのではなく、一定期間は保管しておき、離職者が多い、就職後に社内での評価が低いといった問題点が見いだされた場合には基準とその時点の評価を見返して、項目や基準の立て方に問題がないかを確認するようにしましょう。
また、面接という短時間で確認が可能な項目でなくてはならず、面接官が判断に困るような内容や基準自体が分かりにくくては意味がありません。
たとえば、「将来が期待できそう」と書かれても主観によらざるを得ず困ってしまうでしょう。
なお、評価シートは面接官の主観をなるべく排除するために用意するといっても、評価をするうえでの主観は排除しきれません。
先に挙げた採用した人物の評価が低い、期待と違う、すぐに辞めてしまうといった現象は評価シートではなく、評価の仕方に問題があった場合もあるからです。
評価シートを使って面接を行うにあたっては、面接官で事前に評価目標や評価の仕方の話し合いをしておくことも大切です。
そのうえで、面接後に評価の結果を持ちより、丁寧に議論を重ねて最終選考を行うようにしましょう。
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